فصل سوم راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه (متناسب سازی)

by Project Management Institute (Author)

PMBOK® Guide is the go-to resource for project management practitioners. The project management profession has significantly evolved due to emerging technology, new approaches and rapid market changes. Reflecting this evolution, The Standard for Project Management enumerates 12 principles of project management and the PMBOK® Guide – Seventh Edition is structured around eight project performance domains

Tailoring (PMBOK7-2021)

(1 1) فصل سوم ویرایش هفتم استاندارد جهانی 1 1 منتشره سال ۲۰۲۱

مرور کلی

متناسبxad سازی، تطبیق آگاهانه رویکرد مدیریت پروژه، حاکمیت و فرایندها، برای مناسبxad تر ساختن آنها برای محیط مشخص (بازار) و کار در حال انجام است. در محیط یک بازار، متناسب سازی، رویکرد توسعه، فرایندها، چرخه حیات پروژه، تحویل شدنیها و انتخاب افرادی که باید با آنها تعامل برقرار شود را مدنظر قرار میدهند. روند متناسب سازی، توسط اصول 1 مدیریت پروژه در استاندارد مدیریت پروژه، ارزشهای سازمانی و فرهنگ سازمانی هدایت میشود. به عنوان مثال، اگر ارزش سازمانی اصلی، مشتری مداری باشد. فعالیتهایی که برای استخراج الزامات و اعتبار سنجی محدوده انتخاب میشوند، حامی رویکردهای مشتری مداری خواهند بود. این موضوع با اصل تعامل موثر با ذینفعان همسویی دارد. به همین ترتیب، سازمانی که میل کمی برای ریسک پذیری دارد، ممکن است فرایندها و رویه های متعددی برای هدایت پروژه ها در طول چرخه حیاتشان داشته باشد. یک شرکت مشابه که در همان بازار فعالیت میکند، اما تحمل بالایی در برابر ریسک دارد، ممکن است فرایندها و رویه های کمتری داشته باشد. در هر دوی این مثالها، سازمانها با اصل بهینه سازی پاسخهای ریسک همسو هستند، حتی اگر میل، فرایندها و رویه های آنها متفاوت باشد.

متناسب سازی، صرفنظر از اینکه از برچسب متناسب سازی استفاده شود یا خیر، مستلزم انتخاب و تنظیم آگاهانه عوامل مختلف پروژه در بازار است.

گزینه جایگزین متناسب سازی، استفاده از چارچوب یا روش شناسی اصلاح نشده است.

روش شناسی های متعددی وجود دارد که شرح فرایندها، فازها، روشها، مصنوعات و الگوهای مورد استفاده در پروژه ها را ارائه میدهند. این روش شناسیها و مولفه های آنها، مختص به زمینه سازمانی نیستند.

اکثر این روش شناسیها دارای دستورالعملهای روشنی هستند که بیان میکنند نباید به طور دقیق به کار گرفته شوند، بلکه باید تحت فرایند متناسب سازی قرار گیرند تا تعیین شود که با توجه به نوع خاص، اندازه و پیچیدگی پروژه، کدام عناصر بیشترین کاربرد را دارند.

برخی از متخصصین بی تجربه تلاش میکنند تا بدون در نظر گرفتن اندازه، پیچیدگی، مدت زمان یا زمینه سازمانی پروژه، روش شناسی را کلمه به کلمه اعمال کنند.

متناسب سازی شامل درک زمینه، اهداف و محیط عملیاتی پروژه در بازار است. پروژه xadها در محیطxadهای پیچیدهxadای کار میxadکنند که باید میان تقاضاهایی که پتانسیل رقابت با یکدیگر را دارند، تعادل برقرارکند. برخی از این موارد عبارتند از:

• تحویل در اسرع وقت،
• به حداقل رساندن هزینهxad های پروژه،
• بهینهxad سازی ارزش تحویل داده xadشده،
• ایجاد تحویل شدنیxad ها و دستاوردهای با کیفیت بالا،
• انطباق با استانداردهای نظارتی،
• برآورده کردن انتظارات متنوع ذینفعان، و
• سازگار شدن با تغییر.

این عوامل باید درک، ارزیابی و متعادل سازی شوند تا یک محیط عملیاتی کاربردی برای پروژه ایجاد شود.

ممکن است شرایطی وجود داشته باشد که درجه متناسب سازی رویکرد توسط تیم پروژه را محدود کند، برای مثال، سیاستهای سازمانی، استفاده از یک رویکرد خاص را الزامی میکند یا یک قرارداد، یک رویکرد الزامی را تعیین میکند.

چرا متناسب سازی؟

متناسبxad سازی، به منظور برقراری تناسب بهتر میان نیازهای سازمان، محیط عملیاتی و بازار انجام میشود.

بسیاری از متغیرها، نظیر اهمیت پروژه و تعداد ذینفعان درگیر، در فرایند متناسب سازی نقش دارند. با استفاده از این متغیرها، بدیهی است که دقت، بررسیها و تعادل و گزارش دهی لازم برای یک پروژه حیاطی بسیار بیشتر است.

به همین ترتیب، ارتباطات و هماهنگی کار لازم برای یک تیم پروژه ۱۰ نفره، برای یک تیم پروژه ۲۰۰ نفره کافی نیست. فرایندهای بسیار کم، ممکن است فعالیتهای کلیدی را که از مدیریت موثر پروژه پشتیبانی میکنند، حذف کنند، این درحالی است که بکار گیری فرایندهای بیشتر از حد مورد نیاز، هزینه بر و بیهوده است. بنابر این، متناسب سازی، مدیریت مناسب برای محیط کار و نیازهای پروژه را تسهیل میکند.

ساختار مورد استفاده برای تحویل پروژهها میتواند گسترده یا حداقلی، دقیق یا کلی، استوار یا ساده باشد.

هیچ رویکر واحدی وجود ندارد که بتوان آن را همیشه و در همه پروژه ها اعمال کرد، در عوض متناسب سازی باید اندازه، مدت و پیچیدگی هر پروژه را منعکس کرده و با صنعت، فرهنگ سازمانی و سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان، سازگار باشد.

متناسب سازی، مزایای مستقیم و غیر مستقیمی را برای سازمانها به ارمغان میآورد.

برخی از این مزایا شامل موارد زیراست:

• تعهد بیشتر اعضای پروژه که به متناسب سازی رویکرد کمک کردند،
• تمرکز مشتری مدار، زیرا نیازهای مشتری عامل تاثیرگذار مهمی در توسعه رویکرد هستند، و
• استفاده کارآمدتر از منابع سازمان.

چه چیزی باید متناسب سازی شود؟

جنبه های پروژه که میتوان آنها را متناسب سازی کرد، عبارتند از:

• انتخاب چرخه حیات و رویکرد توسعه،
• فرایندها،
• مشارکت،
• ابزارها ،
• روشها و مصنوعات.

انتخاب چرخه حیات و رویکرد توسعه

تصمیم گیری درباره چرخه حیات و فازهای چرخه حیات، نمونه ای از متناسب سازی است. هنگام انتخاب رویکرد توسعه و تحویل پروژه، میتوان متناسب سازی بیشتری اجام داد. برخی از پروژه های بزرگ ممکن است از ترکیبی از رویکردهای توسعه و تحویل به طور همزمان استفاده کنند. به عنوان مثال، ساخت یک مرکز داده جدید میتواند شامل:

الف) استفاده از رویکردهای پیش بینی کننده برای ساخت و تکمیل ساختمان فیزیکی و

ب) یک رویکرد تکرار شونده برای درک و ایجاد قابلیتهای محاسباتی مورد نیاز باشد.

این ترکیب رویکردها که از سطح پروژه به آن نگاه میشود، یک رویکرد ترکیبی را نشان میدهد، اما تیم سازنده و تیم محاسباتی، ممکن است تنها یک رویکرد توسعه پیش بینی یا تکرار شونده را تجربه کنند.

فراینده ها

متناسب سازی فرایند برای چرخه حیات و رویکرد توسعه انتخاب شده، تعیین میکند که کدام بخشها یا عناصر باید:

افزوده شوند، برای ایجاد دقت، پوشش دهی یا هدف قرار دادن محصول یا شرایط محیط عملیاتی منحصر به فرد و غیره ( به عنوان مثال، افزودن بازرسی های مستقل برای پروژه های حیاتی ایمنی)

اصلاح شوند، برای تناسب یهتر با الزامات پروژه یا تیم پروژه ( به عنوان مثال، اصلاح قالب اسناد پروژه به منظور مناسب سازی برای اعضای تیم پروژه با محدودیت های بینایی)

حذف شوند، تا هزینه یا تلاش کاهش یابد، زیرا دیگر نیازی به آن نیست یا به لحاظ ارزشی که ایجاد میکند، از نظر اقتصادی به صرفه نیست( به عنوان مثال، حذف تدوین صورتجلسات برای یک تیم پروژه کوچک و همسان، با ارتباطات خوب).

مخلوط شوند، تا مزایا یا ارزش افزوده را با مخلوط کردن یا ترکیب عناصر به ارمغان آورند( به عنوان مثال، افزودن روشهای تحقیق پرسشگرانه مدیریت سازمانی به جلسات درس آموخته های مدیریت پیش بینی کننده پروژه، برای کمک به تقویت همکاری بهتر) ، و

همسو شوند، تا عناصر هماهنگ شده و بنابر این، تعریف، درک و کاربرد پیوسته ای وجود داشته باشد ( به عنوان مثال، بسیاری از رشته ها دارای استانداردها و عملکردهای مرتبط با مدیریت ریسک هستند که تا حدی متفاوت از یکدیگر بوده و لازم است همسو شوند.) برای مثال، در تیم های پروژه های چند رشته ای، رشته های مختلف ممکن است عناصر خاصی مانند زبان، ابزار و راهکارهای مربوط به همان حوزه تمرکز را دارا باشند.

مشارکت

متناسب سازی مشارکت برای افراد درگیر در پروژه، شامل موارد زیر است:

افراد.

این مورد مستلزم ارزیابی مهارتها و تواناییهای رهبری پروژه و تیم پروژه است، سپس باید انتخاب کرد که چه کسی و با چه تواناییهایی بر اساس نوع پروژه و شرایط عملیاتی، باید درگیر شود. به عنوان مثال، درمورد یک پروژه چالش برانگیز یا دارای محدودیت زمانی، تعیین اعضای با تجربه تیم پروژه، بسیار منطقیتر از استفاده از اعضای بیتجربه تیم پروژه است.
توانمندسازی.

توانمندسازی شامل انتخاب مسئولیتها و اشکال تصمیمگیری داخلی است که باید به تیم پروژه محول شود. برخی از محیطها و تواناییهای اعضای تیم از سطح بالایی از توانمندی پشتیبانی میکنند. در شرایط دیگر، توانمندی کمتر با نظارت و جهت دهی بیشتر، ممکن است ترجیح داده شوند.

ادغام.

تیمهای پروژه میتوانند علاوه بر کارکنانی از داخل سازمان حامی، شامل اعضایی از نهادهای طرف قرارداد، شرکای کانال و سایر نهادهای خارجی نیز باشند.

متناسب سازی، نحوه تشکیل یک تیم پروژه از مجموعه متنوعی از مشارکت کنندگان برای تسهیل عملکرد بهینه تیم پروژه و تحقیق دستاوردهای پروژه را در نظر میگیرد.

ابزارها

انتخاب ابزارهایی که تیم پروژه از آنها برای پروژه استفاده میکند(به عنوان مثال، نرم افزار یا تجهیزات)، نوعی متناسب سازی است. غالباً، تیم پروژه بهترین آگاهی را در مورد مناسب ترین ابزارها برای شرایط دارند، اما این انتخابها ممکن است بر اساس هزینه های مربوط، نیاز به تعدیل داشته باشند. علاوه بر این، رهبران سازمانی میتوانند محدودیت هایی را اعمال کنند که تیم پروژه نمیتواند آنها را تغییر دهد.

روشها و مصنوعات

متناسب سازی وسیله ای که برای دستیابی به دستاوردهای پروژه استفاده خواهد شد، به گونه ای انجام میشود که روشها، برای محیط زیست و فرهنگ مناسب باشند. متناسب سازی اسناد، الگوها و سایر مصنوعات مورد استفاده در پروژه، به کسب اطمینان از مناسب بودن مصنوعات برای پروژه و سازمان کمک میکند. بخش چهار شامل مثالهای متعددی از روشها و مصنوعات، آنها را مدنظر قرار داد.

فرایند متناسب سازی

همانطور که در بخش پنجم استاندارد مدیریت پروژه اشاره شد، پروژهها در محیط هایی وجود دارند که ممکن است برآنها تاثیر بگذارند. پیش از متناسب سازی، محیط پروژه باید تحلیل و درک شود. متناسب سازی معمولاً با انتخاب رویکرد توسعه و تحویل، متناسب سازی آن برای سازمان، متناسب سازی آن برای پروژه و سپس اجرای پیشرفت مستمر آن، آغاز میشود. این مراحل با جزئیات بیشتر، شرح داده خواهد شد.

۱. انتخاب رویکرد توسعه اولیه

این مرحله، رویکرد توسعه ای را که برای پروژه استفاده خواهدشد، تعیین میکند. تیمهای پروژه، 1 خود را در مورد محصول، ریتم تحویل و آگاهی از گزینه های موجود برای انتخاب مناسب ترین رویکرد توسعه برای شرایط، به کار میبرند.

تیمهای پروژه با استفاده از یک ابزار فیلتر مناسب بودن، بررسی میکنند که پروژه چه ویژگیهایی دارد تا با یک رویکرد پیش بینی کننده، ترکیبی یا تطبیقی متمایل باشد. فیلتر مناسب بودن، ابزاری اطلاعاتی است که ارزیابی اطلاعات را با سایر دادهها و فعالیتهای تصمیم گیری ترکیب میکند تا رویکرد متناسب سازی شده، مناسب هر پروژه باشد. یک فیلتر مناسب بودن، با ارزیابی معیارها بر اساس فرهنگ، تیم پروژه و عوامل پروژه، یک دید تشخیص ایجاد میکند که میتواند در بحث و تصمیمگیری درباره رویکرد اولیه مفید باشد.

۲. متناسب سازی برای سازمان

در حالی که تیمهای پروژه، فرایند خود را در اختیار دارند و آنها را بهبود میبخشند، سازمانها اغلب به برخی از مراحل تایید و نظارت نیاز دارند. بسیاری از سازمانها دارای یک روش شناسی پروژه، رویکرد مدیریت عمومی یا رویکرد توسعه عمومی هستند که به عنوان نقطه شروع پروژه های آنها مورد استفاده قرار میگیرد. این دستورالعملها، برای پشتیبانی از مواردی نظیر فرایندهای قابل تکرار، سنجش مداوم تواناییهای پروژه ای سازمان و بهبود مستمر این قابلیتها، در نظر گرفته شده اند. سازمانهایی که حاکمیت فرایندی را ایجاد کرده اند، باید اطمینان حاصل کنند که متناسب سازی، همسو با سیاست است.

برای اثبات اینکه تصمیمات متناسب سازی تیم پروژه، اهداف استراتژیک کلی یا سرپرستی سازمان را تهدید نمیکند، ممکنه لازم باشدکه تیمهای پروژه، استفاده از یک رویکرد متناسب سازی را توجیه کنند.

محدودیت های بیشتر برای متناسب سازی سازمان، شامل پروژه های بزرگی که از نظر ایمنی در سطح بالایی از اهمیت هستند. و پروژه های انجام شده تحت قرارداد، است. پیشنهادات متناسب سازی پروژههای بزرگی که از نظر ایمنی در سطح بالایی از اهمیت هستند، ممکن است به نظارت و تایید بیشتر برای جلوگیری از خطا، زیان یا مشکلات بعدی، نیاز داشته باشند. پروژه هایی که تحت قرارداد انجام میشوند، ممکن است دارای شرایط قراردادی باشند که استفاده از یک چرخه حیات خاص، رویکرد تحویل یا روش شناسی خاصی را مشخص میکند.

۳. متناسب سازی برای پروژه

بسیاری از ویژگیهای بر متناسب سازی پروژه تاثیر میگذارند. برخی از این ویژگیها عبارتند از:

محصول/ تحویل شدنی، تیم پروژه و فرهنگ.

تیم پروژه باید سوالاتی را در مورد هر ویژگی بپرسد تا آنها را در فرایند متناسب سازی هدایت کند. پاسخ به این سوالات میتواند به تشخیص لزوم متناسب سازی فرایندها، رویکرد تحویل، چرخه حیات، ابزارها، روشها و مصنوعات کمک کند.

محصول/ تحویل شدنی:برخی از ویژگیها مرتبط یا محصول یا تحویل شدنی، شامل موارد زیر است:

• انطباق / حساسیت. دقت و تضمین کیفیت فرایند، چقدر مناسب است؟
• نوع محصول/ تحویل شدنی. آیا محصول کاملا واضح و فیزیکی است؟ برای مثال، میتوان آن را مانند یک ساختمان، به آسانی تشخیص داد و توصیف کرد؟ یا چیزی غیر ملموس مانند نرم افزار یا طراحی یک دارو جدید است؟

• بازار صنعت. پروژه، محصول یا تحویل شدنی، به چه بازاری ارائه میشود؟ آیا آن بازار بسیار منظم است، سریع حرکت میکند یا سرعت تحول آن کند است؟ رقبا و متصدیان چطور؟

• فناوری. آیا این فناوری پایدار و تثبیت شده است، یا به سرعت درحال پیشرفت و در معرض منسوخ شدن است؟

• چارچوب زمانی. چارچوب زمانی پروژه، در حد چند هفته یا ماه، کوتاه است یا به اندازه چندین سال، طولانی است؟

• ثبات الزامات: چقدر احتمال دارد که در الزامات اصلی تغییراتی ایجاد شود؟
• امنیت. آیا عناصر تجارت محصول، محرمانه یا طبقه بندی شده هستند؟
• تحویل افزایشی. آیا این چیزی است که تیم پروژه میتواند به تدریج از آن بهره مند شود و بازخورد ذینفعان را به دست آورد، یا چیزی است که ارزیابی آن تا زمانی که کار به پایان نرسد، دشوار است؟

تیم پروژه: ملاحظات تیم پروژه شامل موارد زیر است:

• اندازه تیم پروژه. چه تعداد از افراد تمام وقت و نیمه وقت روی پروژه کار خواهند کرد؟
• جغرافیای تیم پروژه. اعضای تیم از نظر جغرافیایی عمدتا در کجا قرار دارند؟برخی از اعضای تیم یا همه آنها، دور هستند یا نزدیک؟
• توزیع سازمانی: گروههای پشتیبانی از تیم و سایر ذینفعان، در کجا مستقر هستند؟
• تجربه تیم پروژه . آیا اعضای تیم پروژه تجربه ای در صنعت، در سازمان یا کار با یکدیگر دارند؟ آیا آنها مهارت، ایزار و فناوری لازم برای پروژه مورد بررسی را دارند؟
• دسترسی به مشتری. آیا دریافت بازخورد مکرر و به هنگام از مشتریان یا نمایندگان مشتری، عملی است؟

فرهنگ: ارزیابی فرهنگ شامل ملاحظاتی درباره موارد زیر است:

• خرید. آیا پذیرش، پشتیبانی و اشتیاق برای رویکرد پیشنهادی تحویل وجود دارد؟
• اعتماد. آیا سطح بالایی از اعتماد مبنی بر این که تیم پروژه قادر به انجام پروژه و متعهد به تحویل دستاوردهای پروژه است، وجود دارد؟
• توانمند سازی. آیا تیم پروژه برای در اختیار داشتن و توسعه محیط کار، توافقنامه ها و تصمیمات خود، مورد اعتماد، پشتیبانی و تشویق است؟
• فرهنگ سازمانی. آیا ارزشها و فرهنگ سازمانی با رویکرد پروژه همسو است؟ این شامل توانمندسازی در مقابل تعیین و بررسی، اعتماد به تصمیمگیری داخلی در مقابل درخواست تصمیمگیری خارجی و غیره است.

۴. اجرای پیشرفت مداوم

روند متناسب سازی، یک فعالیت واحد و یکباره نیست. در طی تفصیل فزاینده، مسائل مربوط به نحوه کار تیم پروژه، چگونگی تکامل محصول یا تحویل شدنی و سایر آموخته ها نشان میدهند که متناسب سازیهای بعدی، در کجا میتوانند باعث پیشرفت شوند. نقاط بازنگری، دروازه های فاز و گذشته نگاری، فرصتها را برای بازرسی و انطباق فرایند، رویکرد توسعه و تناوب تحویل در صورت لزوم، فراهم میکنند.

درگیر کردن تیم پروژه در بهبود فرایند، میتواند باعث تقویت حس مالکیت شود و تعهد برای اجرای مداوم پیشرفتها و ارتقای کیفیت را به نمایش بگذارد. درگیر کردن تیم پروژه برای یافتن و اجرای پیشرفتها نیز، اعتماد به مهارتها و پیشنهادات آنها را درکنار توانمندسازی نشان میدهد. مشارکت تیم پروژه در متناسب سازی، نشان دهنده ذهنیت نوآوری و پیشرفت، به جای حل و فصل وضعیت موجود، است.

متناسب سازی دامنه عملکردی

کار مرتبط با هر دامنه عملکردی را نیز میتوان براساس ویژگیهای منحصر به فرد پروژه، متناسب سازی کرد. اصول مدیریت پروژه راهنمایی برای رفتار دست اندرکاران پروژه هست، زیرا آنها دامنه های عملکردی را به منظور برآورده کردن نیازهای منحصر به فرد زمینه و محیط پروژه، متناسب سازی میکنند.

برخی از ملاحظات متناسب سازی مربوط به هریک از دامنه های عملکردی، شامل موارد زیر است:

۱. ذینفعان

• آیا یک محیط همکارانه برای ذینعان و تامین کنندگان وجود دارد؟
• ذینفعان، در داخل سازمان هستند؟ یا خارج آن؟ و یا هر دو؟
• مناسبترین و مقرون به صرفه ترین فناوریها برای برقراری ارتباط با ذینفعان کدامند؟ چه فناوری ارتباطی وجود دارد؟
• آیا از یک زبان با ذینفعان استفاده میشود؟ آیا مجوزهایی برای سازگاری با ذینفعانی از گروههای مختلف زبانی، در نظر گرفته شده است؟
• چه تعداد ذینفع وجود دارد؟ فرهنگ جامعه ذینفعان تا چه حد متنوع هست؟
• روابط درون جامعه ذینفعان چیست؟ هرچه شبکه هایی که یک ذینفع یا یک گروه از ذینفعان در آن شرکت میکنند بیشتر باشد، شبکه های اطلاعاتی پیچیده تر بوده و اطلاعات غلطی که ذینفع ممکن است دریافت کند، بیشتر است.

۲. تیم پروژه

• مکان فیزیکی اعضای تیم پروژه چگونه است؟ آیا تیم پروژه با هم در یک مکان قرار دارند؟ آیا تیم پروژه در یک منطقه جغرافیایی قرار دارند؟ آیا تیم پروژه در چندین منطقه توزیع شده است؟
• آیا تیم پروژه عقاید و دیدگاه های فرهنگی متنوع را منعکس میکند؟
• چگونه اعضای تیم پروژه برای پروژه مشخص میشوند؟ اعضای تیم پروژه به صورت تمام وقت در پروژه هستند یا نیمه وقت؟ آیا پیمانکارانی که قادر به انجام کار باشند، موجود هستند؟
• آیا تیم پروژه فرهنگ ثابتی دارد؟ متناسب سازی چگونه تحت تاثیر فرهنگ موجود قرار خواهد گرفت و فرهنگ موجود، چگونه از متناسب سازی تاثیر میپذیرد؟
• توسعه تیم پروژه برای پروژه، چگونه مدیریت میشود؟ آیا ابزارهای سازمانی برای مدیریت توسعه تیم پروژه وجود دارد یا لازم است ابزارهای جدیدی ایجاد شود؟
• آیا اعضایی در تیم پروژه که نیازهای خاصی داشته باشند، وجود دارند؟ آیا تیم پروژه به آموزش خاصی برای مدیریت تنوع نیاز دارد؟

۳. رویکر توسعه و چرخه حیات

• کدام رویکرد توسعه برای محصول، خدمات یا نتیجه مناسب است؟ در صورتی که رویکرد تطبیقی مناسب است، پروژه باید به صورت افزایشی توسعه یابد یا تکراری؟ آیا یک رویکرد ترکیبی، بهترین رویکرد است؟
• چرخه حیات مناسب برای این پروژه خاص چیست؟ چرخه حیات پروژه باید شامل چه فازهایی باشد؟
• آیا سازمان، سیاست ها، رویه ها و دستورالعملهای ممیزی و حاکمیت رسمی یا غیر رسمی دارد؟

۴. برنامه ریزی

• عوامل محیطی داخلی و خارجی چگونه میتوانند بر پروژه و تحویل آن تاثیر بگذارند؟
• عوامل تاثیر گذار بر مدت زمان( مانند همبستگی بین منابع موجود و بهره وری آنها) کدامند؟
• آیا سازمان، سیاستها، رویه ها و دستورالعملهای رسمی یا غیر رسمی در رابطه یا برآورد هزینه و بودجه بندی دارد؟
• سازمان هنگام استفاده از رویکرد تطبیقی، چگونه هزینه را برآورد میکند؟
• آیا یک تدارکات اصلی وجود دارد؟ یا تدارکات متعددی در زمانهای مختلف و با فروشندگان مختلف وجود دارد که به پیچیدگی فرایند تدارک می افزاید؟
• آیا قوانین و مقررات محلی مرتبط با فعالیتهای تدارکاتی، با سیاست های تدارکات سازمان سازگار است؟ این موضوع چگونه بر الزامات ممیزی قرارداد تاثیر میگذارد؟

۵. کار پروژه

• کدام فرایند مدیریتی براساس فرهنگ سازمانی، پیچیدگی و سایر عوامل پروژه، از همه موثرتر هستند؟

• دانش در پروژه چگونه برای ایجاد یک محیط کار مشترک مدیریت میشود؟
• چه اطلاعاتی باید در طول و پایان پروژه جمع آوری شود؟ این اطلاعات چگونه جمع آوری و مدیریت میشوند؟ کدام فناوریها برای توسعه، ثبت، انتقال، بازیابی، پیگیری و ذخیره اطلاعات و مصنوعات، موجود است؟
• آیا اطلاعات و درس آموخته های گذشته، در اختیار پروژه های آینده قرار خواهد گرفت؟
• آیا سازمان، یک مخزن مدیریت دانش رسمی که لازم باشد تیم پروژه از آن استفاده کند، در اختیار دارد؟ و آیا به راحتی قابل دسترسی است؟

۶. تحویل

• آیا سازمان دارای سیستمهای مدیریت الزامات رسمی یا غیر رسمی است؟
• آیا سازمان، اعتبار رسمی و غیر رسمی موجود و مربوط به کنترل سیاستها، رویه ها و دستورالعمل ها را دارد؟
• چه سیاستها و رویه های کیفیتی ای در سازمان وجود دارد؟ از چه ابزارها، تکنیکها و الگوهای کیفیتی در سازمان استفاده میشود؟
• آیا استانداردهای کیفی خاصی در صنعت وجود دارد که باید اعمال شود؟ آیا محدودیتهای خاص دولتی، قانونی یا نظارتی وجود دارد که باید مورد توجه قرار گیرد؟
• آیا حوزه هایی با الزامات ناپایدار در پروژه وجود دارد؟ اگر چنین است، بهترین رویکرد برای پرداختن به الزامات ناپایدار چیست؟
• پایداری چگونه بر عناصر مدیریت پروژه یا توسعه محصول تاثیر میگذارد؟

۷. عدم قطعیت

• میزان شدت ریسک و تحمل ریسک برای این کار، چقدر است؟
• تهدیدها و فرصتها چگونه به بهترین وجه در رویکرد توسعه انتخاب شده، شناسایی و برطرف میشوند؟
• وجود پیچیدگی پروژه، عدم قطعیت فناوری، تازگی محصول، ریتم و پیگیری پیشرفت چگونه بر پروژه تاثیر میگذلرد؟
• آیا اندازه پروژه از نظر بودجه، مدت زمان، محدوده یا اندازه تیم پروژه نیاز به رویکرد دقیقتری در مدیریت ریسک دارد؟ یا آیا پروژه به اندازه کافی کوچک است که یک روند مدیریت ریسک ساده را توجیه میکند.
• آیا سطح بالایی از نوآوری، فناوری جدید، تنظیمات تجاری، رابط ها یا سایر وابستگی های خارجی، یک رویکرد مدیربت ریسک قوی را میطلبد؟ یا اینکه پروژه به اندازه کافی ساده است که یک فرایند مدیریت ریسک کاهش یافته، برای آن کفایت خواهد کرد،؟
• پروژه از نظر استراتژیک چقدر مهم است؟ آیا به دلیل اینکه هدف پروژه تولید فرصتهای پیشرفت، رفع موانع قابل توجه بر سر راه عملکرد سازمان یا شامل نوآوری عمده در محصول است، سطح ریسک برای این پروژه افزایش یافته است؟

۸. سنجش

• ارزش چگونه اندازه گیری میشود؟
• آیا سنجشهایی برای ارزش مالی و ارزش غیر مالی وجود دارد؟
• چگونه پروژه ضبط و گزارش دادههای مربوط به تحقق منافع را، چه در طول پروژه و چه پس از اتمام پروژه، امکان پذیر میکند؟
• الزامات گزارش وضعیت پروژه چیست؟

عیب شناسی

بازبینیهای دوره ای نظیر گذشته نگری یا درس آموخته ها، روشهای موثری برای تعیین اینکه آیا رویکردها به درستی کار میکنند و یا آیا میتوان با متناسب سازی، پیشرفتهایی را حاصل کرد یا خیر، هستند. آن دسته از تیمهای پروژه که از گذشته نگری استفاده نمیکنند، میتوانند به مسائل، تهدیدها، آمار تضمین کیفیت و بازخورد ذینفعان بنگرند تا نشانه هایی مبنی براینکه متناسب سازی یا تطبیق بیشتر، میتواند لازم یا مفید باشد، پیدا کنند.

خلاصه

متناسب سازی شامل سازگاری آگاهانه رویکرد، حاکمیت و فرایندها به منظور مناسبتر کردن آنها برای محیط مشخص و پروژه در دست انجام، است. این کار شامل تجزیه و تحلیل، طراحی و اصلاح آگاهانه عناصر مربوط به افراد، فرایندهای به کار گرفته شده و ابزارهای مورد استفاده است . فرایند متناسب سازی شامل چهار مرحله است: ۱. انتخاب رویکرد اولیه، ۲.متناسب سازی برای سازمان، ۳. متناسب سازی برای پروژه و ۴. اجرای پیشرفت مداوم. درحالی که فرایند متناسب سازی اغلب توسط ذینفعان پروژه انجام میشود، اما معمولا مرزها و رویکرد متناسب سازی توسط دستورالعملهای سازمانی تعیین میشود. حاکمیت سازمانی به اطمینان از اینکه رابط های خارجی به درستی در تیمهای پروژه شکل گرفته اند، کمک میکند و دستورالعملهایی را در قالب ملاحظات متناسب سازی ارائه میدهند.